Publicado en www.diariojuridico.com
La implantación del expediente judicial electrónico es uno de los hitos principales del Plan Estratégico de Modernización del Sistema de Justicia 2009-2012, encaminado a lograr una Administración de Justicia con “papel cero”, que proporcione una mayor agilidad, eficiencia y transparencia de los procesos judiciales. Esto supone acabar con una secular tradición jurídica basada en el papel y adaptar la administración de Justicia a las necesidades del siglo XXI. Así mismo, con la implantación del expediente judicial electrónico y la progresiva eliminación del papel se logrará una justicia ecológicamente más sostenible.
En este ámbito, la Audiencia Nacional, por su naturaleza de órgano central y su capacidad para afrontar procedimientos judiciales especialmente complejos, se ha constituido como precursor en este proceso de modernización de la Administración de Justicia. En el proyecto de implantación del expediente judicial electrónico en la Audiencia Nacional se define como uno de sus pilares fundamentales la creación de un nuevo Servicio Común que, además de funciones de registro y reparto, asuma la catalogación, digitalización y el archivo de la documentación que tenga entrada o se genere en la Audiencia Nacional, con el propósito de que sea debidamente integrada en el expediente judicial electrónico. Esto se ha materializado en la creación del Servicio Común de Registro, Reparto, Digitalización y Archivo de la Audiencia Nacional (SCRRDA).
La estructuración del SCRRDA se ha orientado a optimizar la prestación de los servicios que ofrece, configurándose en cuatro bloques principales. En primer lugar, el servicio de Recepción se configura como el registro inicial de toda la documentación y material que se recibe, asegurando la agilidad y eficacia en la recepción de documentos y aumentando, a su vez, el control sobre los mismos. A continuación, el servicio de Catalogación es el encargado de realizar una descripción e identificación exhaustiva de la documentación y material recibido, así como de proceder al reparto o envío (electrónico) de los escritos y asuntos asociados a la documentación a cada juzgado responsable de la misma. Por otro lado, el servicio de Digitalización se encarga de la transformación a formato digital de todos los documentos en papel y el tratamiento de material no digitalizable, para que pueda integrarse en el expediente judicial electrónico. Por último, el servicio de Archivo se establece como servicio único y común a toda la Audiencia Nacional con el propósito de coordinar y centralizar la gestión documental, que comprende tanto la gestión de préstamos y devoluciones documentales, como el archivo definitivo.
Herramientas de trabajo para el SCRRDA
En el contexto de la implantación de un servicio común tan esencial como es el SCRRDA, también se ha hecho necesario el establecimiento de herramientas que hagan posible la introducción de metodologías de trabajo y criterios de gestión homogéneos.
Dichas herramientas conforman el modo de actuar del SCRRDA desde el punto de vista procedimental y organizativo, facilitando el proceso de adaptación a las nuevas funciones y atribuciones del personal que configura dicho Servicio.
En primer lugar hay que destacar la elaboración de un Manual de Procedimientos, que describe las actividades y las tareas que deben seguirse en la prestación de servicios desde el SCRRDA. Este manual identifica el servicio propietario del procedimiento, y también las personas responsables de la supervisión y realización de las tareas desarrolladas. Así mismo, contiene información sobre instrucciones, formularios, normas u otros documentos de apoyo para una ejecución más fluida, además de una referencia al conjunto de herramientas, aplicaciones informáticas y cualquier otro sistema de información que pueda auxiliar el correcto desarrollo de las actividades del SCRRDA.
El Manual de Procedimientos cobra especial importancia y utilidad, ya que auxilia en el adiestramiento y capacitación del personal al describir y organizar de forma detallada las actividades en el SCRRDA. Así mismo, sirve para el análisis de las tareas que contiene, de forma que la utilización por todo el personal hace posible una actualización, corrección y mejora continua del mismo; permite la simplificación de las tareas, delegación de responsabilidad y homogeneización de las rutinas de trabajo evitando la alteración arbitraria de las mismas; delimita las responsabilidades de una forma más sencilla con objeto de facilitar las labores de auditoría, control interno y evaluación; procura mejorar la eficacia de los servicios prestados por el SCRRDA indicando lo que se debe de hacer y cómo hacerlo; y por último, ayuda a la coordinación de actividades y evita duplicidades.
Por último, nos encontramos con el Manual de Organización que ofrece una serie de criterios, normas y recomendaciones que permiten optimizar tanto la organización y distribución del trabajo, como el propio funcionamiento de los servicios prestados. Hay que destacar que este manual ofrece una ventaja competitiva que impacta directamente en el mejor funcionamiento de la propia organización, al establecer criterios generales y específicos de organización y distribución del trabajo. También define los recursos humanos y materiales necesarios para asegurar la correcta prestación de los diferentes servicios; fija normas que garanticen un funcionamiento óptimo de los servicios prestados; determina criterios básicos y recomendaciones para el arranque, la gestión y el seguimiento y control de los diferentes servicios prestados; e integra y orienta al personal, facilitando la incorporación a su unidad correspondiente.
En último lugar, pero no por ello menos relevante, se encuentra el Manual de Puestos, que define y delimita las funciones de los puestos de trabajo asociados a la nueva estructura organizativa, facilitando el proceso de adaptación a las nuevas atribuciones. Con la elaboración de este documento se persiguen diferentes fines: ofrecer un marco de referencia dinámico, facilitando la homogeneidad y uniformidad de criterio en la asignación de funciones y tareas a los distintos puestos de trabajo; facilitar el desempeño de los diferentes puestos de trabajo asociados al SCRRDA, proporcionando la información necesaria para el cumplimiento de sus cometidos; promover en los miembros del SCRRDA el compromiso con el desempeño eficiente y eficaz de su puesto de trabajo ofreciéndoles la información básica sobre el mismo; y dotar a los responsables del SCRRDA de una herramienta para instrumentar la formación y capacitación en el puesto de trabajo.
El objetivo final de estos manuales de Procedimientos, Organización y Puestos es ofrecer una guía práctica y de soporte al SCRRDA, y servir como herramienta organizativa y de apoyo que permita facilitar la prestación de los nuevos servicios.
En resumen, podemos afirmar que el SCRDDA se configura como una estructura indispensable para la implantación del expediente judicial electrónico en la Audiencia Nacional, y por extensión, es un elemento indispensable dentro del necesario e imparable proceso de modernización de la justicia española.
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